Πάντα όλοι εύχονται να είχαν άλλη μία μέρα για να ολοκληρώσουν πληρέστερα ένα έργο. Κι αν την είχαν θα προσεύχονταν να γίνει κάτι ώστε να έχουν διαθέσιμη ακόμα μία. Παρακάτω θα βρείτε 10 κανόνες για να αξιοποιήσετε σωστά όχι τον χρόνο σας, αλλά τον διαθέσιµο χρόνο για την επιτυχή υλοποίηση ενός έργου ή την επίτευξη ενός στόχου.
Κάντε ένα πλάνο στο οποίο θα υπάρχουν όλα τα υποέργα που απαιτεί το τελικό Project να υλοποιήσετε.Συµπληρώνετέ το καθηµερινά µε τα νέα υποέργα που µοιραία θα ανακύψουν. Να επικαιροποιείτε συνεχώς τις χρονικές τροποποιήσεις σε όσα tasks παίρνουν λιγότερο ή περισσότερο χρόνο από τον προγραµµατισµένο για να ολοκληρωθούν.
Διαλέξτε προσεκτικά τους κύριους συνεργάτες σας και δουλέψτε σαν οµάδα. Προτιµήστε αυτούς που έχουν την ίδια νοοτροπία, τις ίδιες επιδιώξεις και που σκέφτονται µε τον ίδιο τρόπο όπως εσείς. Στη δουλειά, οι όµοιοι µε εσάς συνεργάτες δεν θα απαιτήσουν µεγάλο learning curve για τα θέλω και τα µπορώ τους και θα προσαρµοστούν πολύ πιο γρήγορα στον δικό σας τρόπο διαχείρισης και διοίκησης του έργου.
Χρησιµοποιήστε τη διαθέσιµη τεχνολογία στο maximum. Κάντε skype και όχι live meetings, διαρκεί πολύ λιγότερο και κερδίζετε χρόνο από άσκοπες µετακινήσεις. Χρησιµοποιήστε ένα project management tool, ένα Calendar και ένα task allocation tool. Απαιτήστε από όλους να τα χρησιµοποιούν και να τα ενηµερώνουν καθηµερινά την ώρα του καφέ τους.
Διαγράψτε χωρίς δεύτερη σκέψη όσα υποέργα δεν είναι απαραίτητα. Μελετήστε ξανά και ξανά την αλληλουχία των υποέργων, αλλά και την αναγκαιότητά τους. Είναι βέβαιο και στατιστικά αποδεδειγµένο ότι κάθε project µπορεί να ολοκληρωθεί επιτυχώς και χωρίς ατέλειες αν αφαιρεθεί το 15% από τα υποέργα του.
Επικεντρωθείτε στο τρέχον υποέργο κάθε φορά. Άσχετα µε τη σπουδαιότητα και την κρισιµότητά του, αφού δεν το διαγράψατε, πρέπει να το ολοκληρώσετε πριν πάτε στο επόµενο.
Μην κάνετε multitasking. Υλοποιήστε τα υποέργα σας σειριακά, πηγαίνοντας από το ένα στο επόµενο και όχι ταυτόχρονα υλοποιώντας περισσότερα υποέργα µαζί, αν αυτό δεν προβλέπεται στον αρχικό σχεδιασµό σας. Λίγοι έφτασαν στο σπίτι τους µε δύο καρπούζια στην ίδια µασχάλη. Ακόµα κι αν έφτασαν, είναι βέβαιο ότι µετά δεν µπορούσαν για µέρες να κλείσουν το χέρι που τα κρατούσε.
Αποφύγετε τα «παράσιτα». Είναι βέβαιο πως την πιο κρίσιµη στιγµή στο project σας θα θυµηθεί ο διευθυντής σας ότι δεν υποβλήθηκε το budget στη Διοίκηση και ότι έπρεπε να έχει γίνει χθες. Ή ότι πρέπει να παρουσιαστούν οι δράσεις του τµήµατος στο meeting των πωλήσεων, που θα γίνει την ερχόµενη εβδοµάδα. Ζητήστε του ευγενικά, αλλά σταθερά και αποφασιστικά, να αναθέσει τα παραπάνω σε κάποιον άλλο. Αν επιµείνει ότι µόνο εσείς µπορείτε, θυµίστε του ότι τα νεκροταφεία είναι γεµάτα αναντικατάστατους και επιστρέψτε στο project σας. Είναι βέβαιο ότι κάποιον άλλο θα αγγαρέψει, αν δεν ασχοληθεί ο ίδιος, για να φέρει σε πέρας τα έργα αυτά. Έτσι άλλωστε θα καταλάβει καλύτερα την αξία σας.
Μάθετε να λέτε «Όχι». Κανένα έργο δεν παραδόθηκε ποτέ στην ώρα του από project manager που έλεγε «Ναι» σε όλα. Το «Ναι» είναι γλυκύτερο του «Όχι», το «Ναι» είναι πιο εύηχο από το «Όχι», αλλά θυµηθείτε πως στην υπόλοιπη Ευρώπη ή σε αρκετές χώρες τουλάχιστον το Όχι προφέρεται Ναι (Nee στα ολλανδικά, Nein στα γερµανικά). Πείτε το λοιπόν άφοβα όταν αισθάνεστε ότι απαιτείται.
Ανταµείψτε όσους από τους συνεργάτες σας τηρούν τον χρόνο των υποέργων που αναλαµβάνουν. Δώστε τους ώρες ανάπαυσης, φάτε µαζί τους το µεσηµέρι. Αφήστε τους άλλους, τους χαλαρούς, τους νωχελικούς, τους losers, έξω από την οµάδα.
Και, τέλος, κάντε διαλείµµατα, όσο πιεσµένο πρόγραµµα κι αν έχετε.
Η σωστή διαχείριση του χρόνου εξαρτάται ολοκληρωτικά από εµάς!
ΥΓ: Στο βιβλίο «Grow» 60 άνθρωποι με σημαντικές θέσεις ευθύνης μιλούν για πρώτη φορά μέσα από τις προσωπικές τους εμπειρίες. Ένα βιβλίο-φαινόμενο που θα αλλάξει τον τρόπο που σκέφτεσαι.
